カナダ赤十字インターン今日のお仕事③【受付対応】

カナダ赤十字インターン今日のお仕事③【受付対応】

カナダ赤十字インターン今日のお仕事③【受付対応】

 
カナダ赤十字インターンシップでは具体的にどんな事をするのだろうか?
 
これからボランティアやインターンシッププログラムを利用してカナダに来てみたいと考えている人の参考になれば良いと思い、私が実際にやっている業務を紹介したい。今回は受付対応について。

慣れてくるとやる事になる

 
倉庫番や書類整理などやりながら貸し出し業務の流れを見て、何となく流れが分かってくると受付対応をするようになる
 
出来なくても忙しくなるとやらざるを得なくなる
 
がんばれ(;ω;)

まずreferral form(紹介状)を持っているかどうかを確認する

 
受付に来た人には初めに『referral form(紹介状)』を持って来たかどうかを確認する。
 
これは医療機関が発行するもので、赤十字医療器具貸出プログには必須の書類。持っていれば次のステップに進めるが、持っていない場合には書類を発行してもらったかどうかを確認する。
 
これがなければ何もできない赤十字の事務所が勝手に医療器具を貸し出すことはできないのだ。あくまでも医療機関の指示に従って貸出業務を行う、という流れになっている。
 
医療機関が事前に赤十字の事務所にファックスしている場合には持参していない事もある。その場合は受付の予約ボックスを確認する
 
たまに「referralって何?知らないよ?」って人も来る。その場合は「赤十字の貸出しプログラムに必須の書類なので、医療機関でもらって来てからまた来てね」と説明する

貸出物品の在庫を確認する

 
referral formに書いてある物品が倉庫にあるかどうかを確認する。
 
基本的に寄付された物品で運営しているので、全てのものが揃っているわけではない。特に大きめサイズや小さめサイズを希望された場合には在庫がない事も多い。

在庫があれば貸し出しできる

 
適切な物品が倉庫にあれば貸し出しできる。ない場合には「今は在庫がないので貸し出せません」と説明する。ほとんどの人はそれで納得してくれる。ゴネる人もいるが無いものは無いと言うしかない。
 
受付に物品を持ってきて、パソコンで貸し出し手続きを行う。貸出履歴をプリントアウトしてサインをもらったら手続き終了。

在庫がないことも多いので電話予約をおススメしている

 
前述のように在庫は寄付された品で賄われている。
 
十分な数があるわけではないので事前に電話予約して取り置きすることをお勧めしている。電話してから3日間は取り置いておけるので、それまでに取りに来てもらうようにする。
 

 
基本的には医療機関が書いたreferral(紹介状)に必要な情報は書かれているはずなので、話すのが苦手でも書類が読めれば大丈夫
 
ただし、ネイティブの手書きは読みづらい。本当に、本当に読みづらい。日本語も達筆すぎて読めない字を書く人がいるが、こちらの手書きも滑らかすぎてもはやアートだ。
 
読める字かけや、こん畜生と心の中で悪態をつきながら今回はこの辺で。
(°ω°)ノシ

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